Informativa privacy

1. Titolare e contatti

Il titolare del trattamento è DialogSphere S.r.l., con sede legale in Via Fontana 25, 20122 Milano (MI), Italia, P.IVA IT04035650920. Per informazioni sul trattamento dei dati e per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a info@dialogsphere.ai.

Questa informativa riguarda il sito istituzionale e le richieste inviate direttamente alla società. I software Capture, Voice, Notai ed Estratto e il dominio dialogsphere.ai sono servizi distinti, con documentazione privacy riferita ai rispettivi trattamenti.

2. Dati di navigazione

Per trasmettere le pagine, l’infrastruttura tratta dati tecnici come indirizzo IP, data e ora della richiesta, risorsa richiesta e informazioni comunicate dal browser. Il sito è servito come insieme di pagine statiche: non contiene registrazione, aree riservate, pagamenti, moduli di raccolta dati, upload, newsletter o chat AI.

Il web server del sito non ha un registro delle singole visite abilitato. I sistemi di infrastruttura e sicurezza possono trattare eventi tecnici per il funzionamento del servizio, la diagnosi degli errori e la protezione da abusi. Il sito non usa tali informazioni per profilare i visitatori o produrre statistiche di marketing.

La finalità è rendere disponibile e proteggere il sito; la base giuridica è il legittimo interesse di DialogSphere alla gestione e alla sicurezza del servizio, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR. I dati tecnici indispensabili sono necessari alla comunicazione: senza di essi non è possibile fornire le pagine.

3. Email e richieste dirette

Se scrivi a DialogSphere, riceviamo il tuo indirizzo email, i recapiti e le informazioni contenute nel messaggio e negli eventuali allegati. Il collegamento email apre il tuo programma di posta: il sito non invia il messaggio e non ne conserva una copia.

Utilizziamo questi dati per leggere e gestire la richiesta, fornire una risposta e seguire gli eventuali chiarimenti. Quando chiedi misure precontrattuali per un contratto di cui potresti essere parte, la base giuridica è l’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) GDPR. Per la corrispondenza generale e i contatti con referenti di imprese, la base è il legittimo interesse a gestire la comunicazione e i rapporti professionali, lettera f). Le richieste di esercizio dei diritti sono trattate per adempiere agli obblighi di legge, lettera c).

Scriverci è facoltativo; senza i dati necessari potremmo non riuscire a rispondere. L’invio di una richiesta non equivale all’iscrizione a una newsletter. Evita di inviare dati personali non necessari o documenti riservati prima di concordare un canale adeguato.

4. Richieste a Spazio Professionista

I contatti commerciali e le richieste di demo in Italia sono indirizzati a Spazio Professionista S.r.l., che li gestisce autonomamente. I messaggi inviati a info@spazioprofessionista.it sono ricevuti dal distributore; questo sito non ne trasmette una copia a DialogSphere.

Per le informazioni sul trattamento di questi contatti e per le richieste relative ai dati ricevuti dal distributore, consulta l’informativa di Spazio Professionista oppure contatta direttamente la società. L’informativa di DialogSphere non sostituisce quella del distributore.

5. Destinatari e luogo del trattamento

L’hosting del sito è gestito da DialogSphere su infrastruttura Hetzner a Falkenstein, Germania. I dati possono essere trattati dalle persone autorizzate alla gestione delle richieste e dai fornitori tecnici di infrastruttura, sicurezza, manutenzione e posta elettronica, nei limiti delle rispettive attività. Possono inoltre essere comunicati a consulenti o autorità quando necessario per un obbligo di legge o per la tutela di un diritto.

La localizzazione del server web non determina quella di tutti i servizi di posta, assistenza o sicurezza. Per eventuali trattamenti fuori dallo Spazio economico europeo, il riferimento sono le garanzie del capo V GDPR: decisioni di adeguatezza oppure garanzie appropriate, come le clausole contrattuali standard della Commissione europea e le eventuali misure supplementari necessarie. Per conoscere i destinatari e le garanzie riferiti alla tua richiesta, o richiederne copia ove applicabile, scrivi al contatto privacy indicato sopra.

6. Criteri di conservazione

La conservazione è limitata alla finalità per cui il dato è stato trattato. I criteri sono distinti in base al tipo di informazione:

• Navigazione: i dati necessari a consegnare una pagina sono trattati per la comunicazione tecnica, senza creare un archivio delle visite nel web server del sito.
• Eventi di sicurezza: la conservazione è commisurata alla diagnosi, alla gestione e alla chiusura dell’evento; un eventuale obbligo di conservare elementi di prova costituisce un’esigenza distinta.
• Corrispondenza: rilevano la conclusione della richiesta, gli eventuali chiarimenti ancora necessari e l’esistenza di un rapporto professionale cui il messaggio si riferisce.
• Obblighi e controversie: i soli dati necessari possono essere conservati per i termini applicabili all’obbligo o alla tutela del diritto interessato, considerando anche eventuali controversie in corso.

Le copie di sicurezza, ove presenti, seguono il ciclo del sistema che contiene i dati e servono al ripristino. Non costituiscono una finalità autonoma per conservare o riutilizzare i dati. Puoi chiedere informazioni sul criterio applicabile ai tuoi dati e sui diritti di cancellazione o limitazione scrivendo a DialogSphere.

7. Cookie e decisioni automatizzate

Il sito non utilizza cookie, analytics, pixel pubblicitari o tecniche di profilazione. Font e immagini sono locali; le interazioni grafiche sono elaborate nel browser. I dettagli sono nella pagina Cookie e tecnologie.

Durante la navigazione non vengono adottate decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sui visitatori.

8. I tuoi diritti

Nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento. La portabilità si applica ai dati forniti da te, trattati con mezzi automatizzati sulla base del consenso o di un contratto, quando ne ricorrono i presupposti.

Puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare. Se un trattamento è basato sul consenso, puoi revocarlo senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Per esercitare i diritti scrivi a info@dialogsphere.ai. Rispondiamo nei termini dell’articolo 12 GDPR, di regola entro un mese; in caso di proroga consentita dalla legge, ti informiamo entro lo stesso termine dei motivi. Possono essere richieste le informazioni strettamente necessarie a verificare la tua identità.

Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente e ricorrere alle altre tutele previste dalla legge.

9. Aggiornamenti

La data all’inizio della pagina identifica questa versione dell’informativa. Le modifiche ai trattamenti saranno descritte negli aggiornamenti; se necessario, forniremo informazioni ulteriori prima di utilizzare i dati per una finalità diversa.

Riferimento: Regolamento (UE) 2016/679.