Come funziona Capture

Cos'è Capture

Capture lavora con i documenti così come arrivano: un PDF nativo, una scansione, una foto storta scattata con il telefono in magazzino, un allegato di un'email. Li legge con l'intelligenza artificiale, ne estrae i dati, controlla che siano coerenti e li consegna nel tuo gestionale.

Non è un OCR classico e non è un gestionale: si mette in mezzo, tra i documenti che ricevi e il software che usi già, e fa sparire l'inserimento manuale. L'operatore interviene solo dove c'è un dubbio reale: il controllo resta sempre a una persona.

È pensato per le PMI italiane di distribuzione, manifattura, logistica e servizi B2B: chi ogni giorno riceve decine o centinaia di documenti da fornitori e clienti e li deve far entrare in un gestionale.

Il problema: l'inserimento manuale

In quasi ogni azienda commerciale c'è qualcuno che apre i documenti uno per uno e ne ricopia i dati nel gestionale. Sono minuti per ogni documento, ripetuti centinaia di volte al mese.

Questo lavoro ha un costo che spesso non si misura: ore-uomo sottratte ad attività più utili, errori di battitura che si scoprono troppo tardi, code che si accumulano e arretrati il lunedì mattina. E più l'azienda cresce, più documenti arrivano, ma le ore della giornata restano le stesse.

Capture toglie esattamente questa attività: i dati finiscono nel gestionale da soli, e alla persona resta solo la verifica finale, dove serve davvero.

Come funziona, passo per passo

Il percorso di un documento dentro Capture è sempre lo stesso, qualunque sia il canale da cui arriva. Sono cinque passaggi.

1. Cattura multicanale

Il documento entra come preferisci: inoltrando un'email a una casella dedicata, caricando un PDF dalla console, scattando una foto con il telefono tramite un QR code (utile in magazzino e per gli autotrasportatori, senza installare nessuna app), oppure lasciando che Capture sorvegli una cartella Google Drive o Dropbox. C'è anche un'API per chi vuole collegarlo a un altro sistema. Lo stesso documento che arriva due volte da canali diversi viene riconosciuto come duplicato.

2. Lettura ed estrazione con l'AI

In pochi secondi l'intelligenza artificiale legge il documento e ne estrae i dati: fornitore, Partita IVA, date, numeri di documento, righe con codice articolo, descrizione, quantità, prezzi, sconti, aliquote IVA e totali. Per foto e scansioni interviene un passaggio di OCR che ripulisce il testo prima della lettura. Non servono template da configurare per ogni fornitore: Capture legge il documento per quello che è.

3. Controlli automatici

Estrarre non basta: prima di considerare un documento valido, Capture esegue i controlli oggettivi che un software dovrebbe fare da solo.

• Checksum della Partita IVA, per scartare numeri palesemente errati
• Quadratura tra le righe e i totali del documento
• Date plausibili e coerenti
• Confronto con le tue anagrafiche (clienti, fornitori, articoli) per agganciare i codici giusti

Se tutto torna ed è sopra la soglia di affidabilità, il documento può essere approvato in automatico. Se qualcosa non quadra, viene fermato e segnalato.

4. Revisione, solo dove serve

I documenti incerti finiscono in una coda di revisione. L'operatore apre il documento e vede il PDF accanto ai campi estratti, con i punti dubbi evidenziati: corregge in pochi secondi, conferma ed esporta. Ogni correzione viene registrata e usata per migliorare le estrazioni successive di quel fornitore.

5. Consegna nel gestionale

Il dato verificato arriva nel tuo gestionale nel modo che preferisci: un collegamento diretto, un file depositato su una cartella sicura, un CSV o un Excel. La mappatura dei campi verso il tuo gestionale si configura una volta sola; da lì in poi un registro delle consegne mostra l'esito di ogni invio, con il reinvio a portata di clic.

Quali documenti gestisce

Capture è specializzato nei documenti commerciali strutturati, quelli che hanno una testata e delle righe:

• Ordini d'acquisto
• DDT e documenti di trasporto
• Conferme d'ordine
• Preventivi e offerte fornitore
• Fatture di fornitori esteri (le fatture elettroniche italiane arrivano già strutturate via SDI e non passano di qui)

Lo schema dei campi è estendibile: se nel tuo settore servono informazioni particolari, si aggiungono campi personalizzati senza stravolgere nulla.

Oltre l'estrazione: il riscontro merce

L'estrazione è il prerequisito. Il lavoro che fa davvero la differenza è il controllo: quello che è arrivato corrisponde a quello che hai ordinato?

Quando entra un DDT, Capture ritrova da solo l'ordine collegato e confronta le righe articolo per articolo: segnala le quantità consegnate diverse da quelle ordinate, gli articoli consegnati ma mai ordinati e quelli ordinati ma non consegnati. L'operatore vede subito le differenze, con il link all'ordine originale.

Come si integra con il tuo gestionale

Capture non sostituisce il gestionale: gli consegna i dati. La consegna è flessibile e si adatta a quello che il tuo software è in grado di ricevere:

• Collegamento diretto via webhook (JSON firmato, con tentativi automatici in caso di errore)
• File depositati via SFTP, in tempo reale o su pianificazione (giornaliera, settimanale, programmata)
• Export CSV o Excel pronti per l'import, con la mappatura dei campi del tuo gestionale
• API REST per integrazioni su misura

Qualunque sia il tuo gestionale, se accetta un file o una chiamata HTTP, Capture si integra. La mappatura dei campi è configurabile e si imposta una volta sola.

Sicurezza e dati in Europa

I documenti commerciali contengono dati sensibili dell'azienda e dei suoi partner. Per questo Capture è costruito con la sicurezza come requisito di partenza, non come un'aggiunta finale.

• Dati e infrastruttura in Europa: nessun trasferimento extra-UE dei tuoi documenti
• Segreti e credenziali cifrati a riposo (AES-256-GCM) e TLS ovunque
• Autenticazione a due fattori, sessioni e permessi per ruolo (operatore, manager, amministratore)
• Registro immutabile di ogni azione e tempi di conservazione configurabili

Lo stesso vale per questo sito: nessun cookie, nessuno strumento di tracciamento, nessun font caricato da terzi.

Domande frequenti

Devo configurare un template per ogni fornitore?

No. L'estrazione è basata sull'AI e legge il documento senza template. I layout ricorrenti dei tuoi fornitori vengono comunque appresi nel tempo e usati come ulteriore controllo di qualità.

E se l'AI sbaglia?

I controlli oggettivi (Partita IVA, quadrature, anagrafiche) bloccano l'approvazione automatica e mandano il documento in revisione, con i campi dubbi evidenziati. La persona corregge in pochi secondi e ogni correzione migliora le estrazioni successive.

Quanto ci vuole a partire?

Poco: si crea una casella email dedicata, si imposta la mappatura dei campi con un'anteprima del risultato e si fa qualche test sui documenti reali. La maggior parte delle aziende è operativa in pochi giorni.

Dove finiscono i miei documenti?

Su infrastruttura europea, in spazi isolati, con un registro di ogni accesso e tempi di conservazione configurabili. Nessun trasferimento fuori dall'Unione Europea.